Who decides about your data

If you are a customer, driver or other contact of a business that uses DUMO Connect, that business decides how your data is used (it is the "data controller"), and we handle it on its behalf and only on its instructions (we are its "data processor"). Please contact the business first with any question or request; we will help it answer.

For the businesses that use DUMO Connect and the staff who sign in for them, we decide how their account data is used.

What we store

• Staff accounts: email address and role. Sign-in is handled by our sign-in provider; if a password is used, it is stored only in hashed form and we cannot read it.
• Contacts: the name, phone number, preferred language and group (for example "Customer" or "Driver") of each person a business messages, entered by the business, sent by the business's own systems, or taken from WhatsApp when the person messages the business. We also record when someone asks to stop receiving messages.
• Messages: the text of WhatsApp messages the business sends and receives through DUMO Connect, and whether each one was delivered and read.
• Locations: only when a person taps "Share my location" on a link they received, or sends a location pin in WhatsApp. The phone sends one reading at that moment; there is no tracking in the background.
• Links: when a person opens a link sent through DUMO Connect, the time it was opened.
• The business's own settings, ready answers and "facts about your business". Its WhatsApp access token and app secret are stored encrypted.

Why we use it

• to send the messages and links the business asks for, at the times it chooses;
• to answer incoming messages with the business's ready answers or, if the business turns it on, with AI;
• to show the business its conversations, and the locations and link opens of its own contacts;
• to keep the service safe and working, and to answer support requests.

We do not sell personal data and do not use it for advertising.

AI answers

AI is off until a business switches it on. When it is on and a message is not answered by the business's own ready answers, the new message, the last few messages in that chat and the business's facts are sent to Anthropic (Claude) to write a short reply. The sender's phone number is not sent. Anthropic processes this only to produce the answer, under commercial terms that do not allow it to train its models on this data. When the AI is not sure, it does not guess: the chat is passed to a person at the business. Staff can also ask for a suggested reply, which they check before sending.

Replies such as STOP are never decided by AI.

Who helps us run DUMO Connect (sub-processors)

• Meta (WhatsApp Business Platform): delivers the WhatsApp messages. Meta also handles WhatsApp messages under its own terms.
• Supabase: our database and sign-in, in Singapore.
• Vercel: runs the website and app, in Singapore.
• Anthropic: AI answers, only when a business turns them on (United States).
• Cloudflare: domain name service, and the security check on the sign-in page.

Some of these providers may process data outside Malaysia, for example in Singapore and the United States. We use them only where the PDPA allows it, under contracts that require them to protect the data, and only to provide the service. We will tell businesses before adding or replacing a provider that handles their customers' data.

How long we keep it

• Shared locations: deleted automatically after 30 days.
• Message text: removed automatically after 12 months. We keep only the time, direction and delivery status, so the business can still count its messages.
• Links: deleted automatically 90 days after they expire. Location links expire after a few hours, other links after a few days.
• Contacts and settings: while the business uses DUMO Connect, until the business deletes them.
• When a business closes its account, or asks us to delete its data, we delete its contacts, messages, locations and links. Copies in our providers' backups disappear as those backups are replaced.

Your rights

You can ask to see your personal data and get a copy of it (also in a machine-readable file you can take elsewhere), have it corrected, limit how it is used, withdraw your consent, or have it deleted.

How: ask the business that messaged you. In DUMO Connect, the business opens Customers (or Drivers), presses ⋮ next to your name, and can "Download their data" (a file with your contact details, messages, shared locations and links) or "Delete all their data" (removes you and all of it, permanently). You can also contact us and we will pass your request on and help the business answer. Requests are answered within 21 days.

You can complain to the Personal Data Protection Department (www.pdp.gov.my).

Stopping messages

Reply STOP (or BERHENTI, or 停止) to a business's WhatsApp messages and DUMO Connect stops sending you messages from that business. Reply START to receive them again.

Security

Data is sent over encrypted connections (HTTPS). Each business can see only its own data, enforced by the database itself. WhatsApp access tokens and other secrets are stored encrypted (AES-256). API keys and link codes are stored only as one-way hashes. Location and link pages use long random links that expire. Sign-in has a robot check and every service has rate limits. Only a small number of people at DUMO can reach the systems, with their own accounts.

If something goes wrong (data breach)

If personal data is lost, stolen or seen by someone who should not see it, we act at once to stop it, tell each affected business without delay and in any case within 72 hours of finding out, and give it what it needs to tell the Personal Data Protection Commissioner and, where the breach could cause significant harm, the people affected, as the PDPA requires. Where we are responsible for the data ourselves, we notify the Commissioner within 72 hours and affected people without unnecessary delay.

Contact

Questions, requests or complaints about personal data: contact DUMO INNOVATIONS, the company behind DUMO Connect, through the business that messaged you, or directly.

Our Data Protection Officer: [to be filled in].

Siapa yang menentukan penggunaan data anda

Jika anda pelanggan, pemandu atau kenalan lain sesebuah perniagaan yang menggunakan DUMO Connect, perniagaan itu menentukan cara data anda digunakan ("pengawal data"), dan kami mengendalikannya bagi pihak perniagaan itu dan hanya mengikut arahannya ("pemproses data"). Sila hubungi perniagaan itu dahulu untuk sebarang soalan atau permintaan; kami akan membantunya menjawab.

Bagi perniagaan yang menggunakan DUMO Connect dan kakitangan yang log masuk untuknya, kami yang menentukan cara data akaun mereka digunakan.

Apa yang kami simpan

• Akaun kakitangan: alamat e-mel dan peranan. Log masuk dikendalikan oleh penyedia log masuk kami; jika kata laluan digunakan, ia disimpan dalam bentuk cincangan sahaja dan kami tidak dapat membacanya.
• Kenalan: nama, nombor telefon, bahasa pilihan dan kumpulan (contohnya "Pelanggan" atau "Pemandu") setiap orang yang dihubungi perniagaan, dimasukkan oleh perniagaan, dihantar oleh sistem perniagaan itu sendiri, atau diambil daripada WhatsApp apabila orang itu menghantar mesej. Kami juga merekodkan apabila seseorang meminta supaya tidak lagi menerima mesej.
• Mesej: teks mesej WhatsApp yang dihantar dan diterima perniagaan melalui DUMO Connect, dan sama ada setiap satu telah sampai dan dibaca.
• Lokasi: hanya apabila seseorang menekan "Kongsi lokasi saya" pada pautan yang diterimanya, atau menghantar pin lokasi dalam WhatsApp. Telefon menghantar satu bacaan pada ketika itu sahaja; tiada penjejakan di latar belakang.
• Pautan: apabila seseorang membuka pautan yang dihantar melalui DUMO Connect, masa ia dibuka.
• Tetapan perniagaan, jawapan sedia dan "fakta tentang perniagaan anda". Token akses dan rahsia aplikasi WhatsApp perniagaan disimpan secara bersulit.

Mengapa kami menggunakannya

• untuk menghantar mesej dan pautan yang diminta perniagaan, pada masa yang dipilihnya;
• untuk menjawab mesej masuk dengan jawapan sedia perniagaan atau, jika dihidupkan, dengan AI;
• untuk menunjukkan kepada perniagaan perbualannya, serta lokasi dan pautan yang dibuka oleh kenalannya sendiri;
• untuk memastikan perkhidmatan selamat dan berfungsi, dan menjawab permintaan bantuan.

Kami tidak menjual data peribadi dan tidak menggunakannya untuk pengiklanan.

Jawapan AI

AI dimatikan sehingga perniagaan menghidupkannya. Apabila dihidupkan dan mesej tidak dijawab oleh jawapan sedia perniagaan, mesej baharu, beberapa mesej terakhir dalam perbualan itu dan fakta perniagaan dihantar kepada Anthropic (Claude) untuk menulis jawapan ringkas. Nombor telefon pengirim tidak dihantar. Anthropic memprosesnya hanya untuk menghasilkan jawapan, di bawah terma komersial yang tidak membenarkannya melatih model dengan data ini. Apabila AI tidak pasti, ia tidak meneka: perbualan diserahkan kepada seseorang di perniagaan itu. Kakitangan juga boleh meminta cadangan jawapan, yang mereka semak sebelum dihantar.

Balasan seperti STOP tidak pernah diputuskan oleh AI.

Siapa yang membantu kami menjalankan DUMO Connect (subpemproses)

• Meta (WhatsApp Business Platform): menghantar mesej WhatsApp. Meta juga mengendalikan mesej WhatsApp di bawah termanya sendiri.
• Supabase: pangkalan data dan log masuk kami, di Singapura.
• Vercel: menjalankan laman web dan aplikasi, di Singapura.
• Anthropic: jawapan AI, hanya apabila perniagaan menghidupkannya (Amerika Syarikat).
• Cloudflare: perkhidmatan nama domain, dan semakan keselamatan pada halaman log masuk.

Sesetengah penyedia ini mungkin memproses data di luar Malaysia, contohnya di Singapura dan Amerika Syarikat. Kami menggunakannya hanya jika dibenarkan oleh PDPA, di bawah kontrak yang mewajibkan mereka melindungi data, dan hanya untuk menyediakan perkhidmatan. Kami akan memaklumkan perniagaan sebelum menambah atau menukar penyedia yang mengendalikan data pelanggan mereka.

Berapa lama kami menyimpannya

• Lokasi yang dikongsi: dipadam secara automatik selepas 30 hari.
• Teks mesej: dibuang secara automatik selepas 12 bulan. Kami hanya menyimpan masa, arah dan status penghantaran, supaya perniagaan masih boleh mengira mesejnya.
• Pautan: dipadam secara automatik 90 hari selepas tamat tempoh. Pautan lokasi tamat selepas beberapa jam, pautan lain selepas beberapa hari.
• Kenalan dan tetapan: selagi perniagaan menggunakan DUMO Connect, sehingga perniagaan memadamnya.
• Apabila perniagaan menutup akaunnya, atau meminta kami memadam datanya, kami memadam kenalan, mesej, lokasi dan pautannya. Salinan dalam sandaran penyedia kami hilang apabila sandaran itu diganti.

Hak anda

Anda boleh meminta untuk melihat data peribadi anda dan mendapatkan salinannya (juga dalam fail yang boleh dibaca mesin untuk dibawa ke tempat lain), membetulkannya, mengehadkan penggunaannya, menarik balik persetujuan, atau memadamnya.

Caranya: minta kepada perniagaan yang menghantar mesej kepada anda. Dalam DUMO Connect, perniagaan membuka Pelanggan (atau Pemandu), menekan ⋮ di sebelah nama anda, dan boleh "Muat turun data mereka" (fail dengan butiran kenalan, mesej, lokasi yang dikongsi dan pautan anda) atau "Padam semua data mereka" (membuang anda dan semuanya, secara kekal). Anda juga boleh menghubungi kami dan kami akan menyampaikan permintaan anda serta membantu perniagaan menjawab. Permintaan dijawab dalam masa 21 hari.

Anda boleh membuat aduan kepada Jabatan Perlindungan Data Peribadi (www.pdp.gov.my).

Berhenti menerima mesej

Balas BERHENTI (atau STOP, atau 停止) kepada mesej WhatsApp sesebuah perniagaan dan DUMO Connect berhenti menghantar mesej daripada perniagaan itu kepada anda. Balas MULA (atau START) untuk menerimanya semula.

Keselamatan

Data dihantar melalui sambungan yang disulitkan (HTTPS). Setiap perniagaan hanya boleh melihat datanya sendiri, dikuatkuasakan oleh pangkalan data itu sendiri. Token akses WhatsApp dan rahsia lain disimpan secara bersulit (AES-256). Kunci API dan kod pautan disimpan sebagai cincangan sehala sahaja. Halaman lokasi dan pautan menggunakan pautan rawak yang panjang dan tamat tempoh. Log masuk mempunyai semakan robot dan setiap perkhidmatan mempunyai had kadar. Hanya segelintir orang di DUMO boleh mengakses sistem, dengan akaun masing-masing.

Jika berlaku masalah (pelanggaran data)

Jika data peribadi hilang, dicuri atau dilihat oleh orang yang tidak sepatutnya, kami bertindak serta-merta untuk menghentikannya, memaklumkan setiap perniagaan yang terjejas tanpa berlengah dan dalam apa jua keadaan dalam masa 72 jam selepas mengetahuinya, dan memberikan apa yang diperlukan untuk memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan, jika pelanggaran itu boleh menyebabkan kemudaratan ketara, orang yang terjejas, sebagaimana dikehendaki PDPA. Bagi data yang kami sendiri bertanggungjawab, kami memaklumkan Pesuruhjaya dalam masa 72 jam dan orang yang terjejas tanpa kelewatan yang tidak perlu.

Hubungi

Soalan, permintaan atau aduan tentang data peribadi: hubungi DUMO INNOVATIONS, syarikat di sebalik DUMO Connect, melalui syarikat yang menghantar mesej kepada anda, atau terus kepada kami.

Pegawai Perlindungan Data kami: [akan diisi].